Office Manager *in (m/w/nb)

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Die re:publica ist die größte Konferenz zu den Themen Internet und digitale Gesellschaft in Europa. Hier treffen Blogger*innen auf Politiker*innen; Wissenschaftler*innen auf Unternehmer*innen, Künstler*innen auf Aktivist*innen. Die nächste re:publica Berlin findet vom 6. – 8. Mai 2019 statt. Zudem wird die re:publica Ende des Jahres auf afrikanischem Boden in Ghanas Hauptstadt Accra Premiere feiern und als strategischer Partner des Deutschlandjahres USA fünf Events in Amerika veranstalten.

30 Stunden pro Woche // unbefristet

Wir suchen ab sofort eine*n Office Manager*in Teilzeit mit Begeisterung für Themen rund um das Web & die digitale Gesellschaft. Gestalte die re:publica mit und werde Teil eines engagierten Teams. Bewerbungsschluß ist der 20.11.2018.

Das erwartet dich bei uns:

Als Office Manager*in bist du direkt der Geschäftsführung zugeordnet und erste Ansprechperson für Geschäftspartner sowie Kunden. Du bildest als Assistent*in das Bindeglied zwischen allen Abteilungen und übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben. Darunter fallen zum Beispiel:

  • Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation bei anfallenden administrativen Tätigkeiten für das Tagesgeschäft (u. a. Vertragsverwaltung, Rechnungsprüfung, Bestellungen von Büromaterialien und Verbrauchsgütern)
  • Schnittstelle für telefonische und schriftliche Kundenanliegen aus dem In- und Ausland in Deutsch und Englisch
  • Empfangsmanagement: kompetenter Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner, Mitarbeiter und Dienstleister
  • Unterstützung im On-Change-Off-Boardingprozess von Mitarbeitern

Deine Aufgaben:

  • Buchhaltung//Controlling
    • Überarbeitung des bestehenden Workflows zur Angebots- und Rechnungserstellung
    • Angebotserstellung
    • Rechnungserstellung plus Versand
    • Überprüfung Rechnungseingang -> Meldung an Leitung
  • Reisebuchungen (Team -> CEO// Director)
    • Reisekosten-abrechnungen
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Terminkoordination & Raumbuchungen übergreifender Termine CEO/ Director // Vorstellungsgespräche
  • Telefon- und E-Mail-Zentrale – Info-Service// Info@ //jobs@
  • Personal Ansprechpartner*in in On- und Off-Boarding-Prozessen neuer/ ausscheidender Mitarbeiter*innen
    • Vorbereitung in Zusammenarbeit mit Personalabteilung (Versand und Entgegennahme vertragsrelevanter Unterlagen)
    • Kommunikation mit IT-Abteilung zur Einrichtung neuer E-Mail-Adressen und sämtlicher Zugänge
      • Server
      • Website
      • Projektmanagement-Tool
      • Telefonie
      • Pflege interner Mailing-Listen
    • Verwaltung Zugriffsrechte Server
  • Vorbereitung und Durchführung von Team-Events
    • Workshops
    • Jour Fixes
  • Erstellung und Versand von Agenden /Protokolle übergreifender Team-Meetings
  • Organisation des jährlichen temporären Umzugs aus dem Office Berlin zur STATION Berlin während des Produktionszeitraumes zur re:publica Berlin (Ende April-Anfang Mai)
  • allgemeine Bürotätigkeiten
  • Büromittel-Bestellung

Aufgaben während der Durchführung der re:publica Berlin:

  • Schnittstelle zur Buchhaltung im Office
    • Rechnungsüberprüfung
    • Kurierdienste
  • Verantwortlich im Produktionsbüro (in STATION Berlin) für
    • Verteilung und Aufladung der Funkgeräte
    • Schlüsselwart
    • Büromittel-Verwaltung
    • Telefonzentrale
    • Kurzfristige Bestellungen// Koordination von Kuriereingängen an jeweilige Mitarbeiter*innen

 

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