Projektassistenz // Office-Management

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Wir suchen zum nächstmöglichen Termin eine*n Kolleg*in als Projektassistenz der Direktion. Ein umfangreiches und verantwortungsvolles Spektrum an Aufgaben und Herausforderungen erwartet die Kolleg*in an der engen und vertrauensvollen Schnittstelle zur Direktorin und dem gesamten Team.

Über uns:

Die republica GmbH veranstaltet mit der re:publica Berlin die größte Konferenz zu den Themen Internet und digitale Gesellschaft in Europa. Die re:publica 19 zählte an den drei Konferenztagen in Berlin insgesamt 25.000 Besuche und diskutierte aktuelle Fragestellungen der digitalen Gesellschaft.

Zum dritten Mal veranstaltet das re:publica-Team in diesem Jahr das Netzfest. Das “digitale Volksfest” findet am 9. und 10. Mai 2020 im Park am Gleisdreieck sowie in der Ladestraße des Deutschen Technikmuseums statt und präsentiert ein vielfältiges Rahmenprogramm für die ganze Familie. Darunter interaktive Workshops für Jung und Alt, spannende Vorträge rund um digitale Themen, Lesungen, Live-Musik und vieles mehr. Gratis. Draußen. Für alle.

Zudem ist republica GmbH Veranstalterin weiterer spannender Projekte im In- und Ausland, wie zum Beispiel die Sequencer Tour durch die USAFuture Affairs oder re:publica Accra.

 

Deine Aufgaben:

  • enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Direktorin
    • Reisebuchungen & Vorbereitung von Reisemappen
    • Reisekosten, Spesen- und sonstige anfallende Abrechnungen
    • Pflege des CRM (Kontaktdateneinpflege und Verwaltung anhand von Visitenkarten bzw. Mailvorlagen)
    • Erstellen von Präsentationen
    • Vorbereitungen von Unterlagen- und Unterschriften-Mappen
  • Einladungsmanagement und Terminvorbereitungen
    • Umfängliche Terminkoordination für Direktion und Abstimmung (intern/extern)
    • Eigenständige, sorgfältige Kalenderpflege (Blöcke/Besätigungen/Löschen etc.)
    • Raumbuchungen, Reservierungen, Kaffee bereitstellen & aufräumen, Unterlagen vorbereiten
    • Logistische Koordination (Anfahrten etc.), Erstellung von Ablaufplänen
  • Schnittstelle zur HR & IT
    • Planung, Koordination und Betreuung von Strukturveränderungen und Prozessen im Team (IT Tools, Projektmanagement Tools, Telefonie etc.)
    • On-und Offboarding neuer und ausscheidender Mitarbeiter*innen
    • Planen und Umsetzen von Teambuilding-Maßnahmen (Teamboards, Wohlfühlatmosphäre im Büro, etc.)
    • Betreuung des E-Mail-Postfachs: jobs@ (Weiterreichung der Kandidat*innen an Direktion und Heads)
    • Server-Pflege und Dokumentation (Server, How To, Onboarding, Ordnerablage)
    • Veröffentlichen von Ausschreibungen auf Website
    • Vorbereitung von Einladungsschreiben und Absagen für Bewerber*innen
    • regelmäige Vorbereitung und Versand neuer Signaturen ans Team
    • Besorgungen von Geburtstagskarten und Teamgeschenken/Erinnerungsfunktion
  • Office-Management
    • Bestellungen auslösen, Kuriere senden und empfangen etc. und ggfs auch mal mit Anpacken
    • Koordination Office-Bestellungen (Ermittlung & Dokumentation des Bürobedarfs, Bestellung wird durch weitere Mitarbeiter*in ausgelöst)
    • Blick auf Bestellbestände der Getränke, Kaffee, Reinigungsmittel etc. – Weitergabe der Info an zuständige Person (Produktion/HR)
    • Koordination und Betreuung der Office-Reinigungsfirma (in Abstimmung mit Produktion und Verwaltung)
    • logistische Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung des Team-Umzugs ins rpBERLIN-Produktions-Office und zurück
    • Vor-Ort-Präsenz im Produktions-Office der rpBERLIN inkl. Durchführung
    • Vor Ort ggfs. Erledigungen von kleineren und größeren Besorgungen
    • Übernahme übergeordneter Aufgaben für die republica GmbH
  • Team-Meetings
    • Vor- und Nachbereiten von Sitzungen (Agenda, Protokoll, Doodles, Getränke etc./ Vorbereitung des monatlichen großen Team-Jour Fix (inkl. Reservierung in Bar, Verteiler-Versand etc.)
    • Versand finaler Unterlagen und Termine an Staff-Verteiler
    • Übernahme von kleineren Projekten (Betriebsausflüge etc.)
  • Administrative Aufgaben
    • Listenpflege (Team, Telefonnummern, Action-List, etc.)
    • Betreuung der E-Mail-Verteilerlisten
  • Sonstiges:
    • Bereitschaft zur Übernahme weiterer verantwortungsvoller Aufgaben, wie erste Ansprechpartner*in für bestehende und zukünftige Partnerschaften zu sein; filtern von konkreten Anfragen und dann gesammeltes Briefing an Direktion ggfs. selbstständige Beantwortung
    • Selbstständige Bearbeitung und administrative Betreuung eigener Projekte mit Fördermittelgebern
    • Selbstständige Erarbeitung von Konzepten und Betreuung von Projekten in Absprache mit Direktion

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